El ciclo de compras en SAP se gestiona a través de las funcionalidades del módulo MM que es uno de los módulos más extensos. Consta de una serie de procesos en los que se van generando documentos que están enlazados entre ellos y que pueden ser generados por usuarios de diferentes departamentos. Cada uno de estos procesos son los que permiten gestionar la operativa de compras de las empresas de forma integrada.
Para ejecutar cada uno de los procesos del ciclo de compras se realizará mediante una o varias transacciones del módulo MM. Mediante estas transacciones podemos determinar posibles fuentes de aprovisionamiento para servicios y materiales específicos, la compra de estos materiales o servicios, un posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de proveedor, fijar requerimientos específicos por proveedor o material, peticiones de cuotas, precios y condiciones, órdenes de compra y confirmación de los proveedores entre más funcionalidades.
Aunque la para la gestión de compras se utilizan las funcionalidades del módulo MM de SAP, este módulo está integrado con otros módulos de SAP con los que existen conexiones directas y con los que hay un intercambio de información.
Es necesario darnos cuenta de que antes de que el ciclo de compras de inicio en el sistema SAP MM, es necesario de que tengamos claro y definamos cuales son las necesidades que se tienen antes de dar paso a la primera fase del ciclo de aprovisionamiento. A continuación, presentamos un diagrama de flujo para explicar cómo funciona el ciclo de compras en SAP MM:
Proceso de compra de mercancías SAP
Proceso de compra de servicios SAP
Pasos para realizar un proceso de compras en SAP MM
Solicitud de pedido (TX ME51N): una solicitud de pedido es una petición u orden para compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado.
Petición de oferta (TX ME41N): es una invitación que extiende una organización de compras a un proveedor para que presente una oferta en concepto del aprovisionamiento de materiales o de la prestación de servicios.
Orden de compra (TX ME21N): es un instrumento utilizado por compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios.
Liberación de orden de compra (TX ME29N): es la herramienta que sirve para las Solicitudes de Pedido de Compras que entren dentro de una Estrategia de Liberación y que deben ser liberadas por los usuarios autorizados. Existen dos formas de liberar una solicitud de pedido, en forma individual o colectivamente.
Entrada de mercancía (TX MIGO): es el movimiento físico de entrada de mercancías o materiales en el almacén. Se trata de un movimiento de mercancías utilizado para contabilizar mercancías recibidas de proveedores externos o de la producción del centro. Todas las entradas de mercancías tienen como consecuencia un aumento de stock en el almacén.
Verificación de factura (TX MIRO): Al introducir una factura, es importante hacer coincidir o “asignar” la factura a una operación de pedido para que:
El sistema proponga los datos por defecto del pedido y del historial de pedido
El sistema pueda actualizar el historial del pedido cuando se contabiliza la factura.
7. Gestión financiera (CXC): es un sub módulo de SAP FI dentro de SAP ECC y dentro de SAP FI, tienes cuentas a cobrar, cuentas a pagar, y otros submódulos.
Es necesario que destaquemos que compras es un componente de la Gestión de materiales (MM). El módulo Gestión de materiales (MM) se integra completamente en los otros módulos del Sistema SAP. Da soporte a todas las fases de gestión de materiales: Planificación de necesidades y control, compras, entrada de mercancías, gestión de stocks y verificación de facturas.
Las tres principales tareas del componente MM Compras pueden ser ordenas como:
Aprovisionamiento externo de materiales y servicios
Determinación de posibles fuentes de aprovisionamiento para una necesidad identificada por el sistema de planificación y control de necesidades o surgida directamente dentro de un área de especialización.
Supervisión de entregas y pagos a los proveedores
En conclusión debemos saber con claridad que para que Compras MM funcione con eficacia, se necesita una buena comunicación entre todos los participantes en el proceso de aprovisionamiento.
